11月6

共催セミナーの企画と運営

みなさま、こんにちは。
株式会社シャノン マーケティング部の中村です。

今回は、自社のセミナーと比較すると意外とやることの多い共催セミナーの企画、運営についてわたしの実体験をもとにご紹介します。
セミナーをご担当されるみなさまのお役に立てたらと思い記事にしてみましたので、最後まで読んでいただけると嬉しいです!

大切なことは共催パートナー様との連携とタスク整理

まず、共催パートナー様の決め方についてご紹介します。

シャノンでは、パートナー様やユーザー様の中で、シャノンと連携できる製品のベンダー様やシャノンではカバーが難しいリード獲得前の集客に強みのある企業様など、共催することによって互いにメリットのあるところにご相談しています。

共催したい企業様が決まったら、社内のパートナーチームやカスタマーサクセスチームと連携してお願いをしに行きます。
基本的に関係が深い企業様であることがほとんどですので、カジュアルにご相談しています。

次に、TODOリストに各タスクの担当者と期限、ステータスをまとめていきます。
今回はひな形をExcelで作成してみましたので、ぜひダウンロードしてご活用ください。

▼ダウンロードURL
https://smp.shanon.co.jp/public/file/document/download/839

タスクがまとまったら、セミナー実施に向けて共催パートナー様との企画打ち合わせを行います。
打ち合わせの場ですべてを決める必要はないのですが、集客がはじまる前には以下の内容をすり合わせておきましょう。
セッションのタイトル、登壇者、セッション概要は、登壇資料作成のヒントにもなります。

  • 日時
  • 会場
  • ターゲット
  • セミナー全体のタイトル、リード文
  • 各セッションのタイトル、登壇者、セッション概要
  • 集客から当日までのスケジュール
  • 集客状況確認方法
  • 申込みフォームや当日配布するアンケートに記載するプライバシーポリシー
  • 会社名、ご連絡先など提供するリード項目
  • セミナー後の各社のフォロータイミング

担当者にとっての一番のプレッシャーは集客

集客は、共催パートナー様にもお願いしていますが、シャノンからはセミナー当日の1.5か月ほど前から申込み状況に応じてメルマガを2~3回送ることが多いです。

ときには、インサイドセールスからの電話やメールで個別に集客することもあります。
それでも集客が足りないときにはFacebook広告やはがきDMで集客します。

メールは便利な集客方法ですが、なかなか開封いただけないので、デスクに届いて目に入るDMは行動喚起を促せる集客方法として非常に効果的です。

ただし、DMは送ろうと決めた日から実際にお客様に届くまで日数がかかってしまうのがデメリットですね。

ちなみに、わたしは集客が上手くいかないとプレッシャーを感じるので、毎回ここにエネルギーを注いでいます。

集客状況の共有は、共催パートナー様にメールで定期的にご連絡する方法もありますが、シャノンでは自社製品でセミナー管理をしているので、データの権限を適切に区切って共催パートナー様と情報共有できています。

そのほか、当日までに共催パートナー様にご連絡することがいくつかありますので、ご参考ください。
確認する事項が多い場合は、Excel等にまとめておくとスムーズです。

  • チラシやアンケート、ノベルティの必要数と持ち込み方法の確認
    (郵送の場合は、いつまでにどこに配送するかお伝えします)
  • リハーサルの有無やセッションで使うPCなどの講演環境
  • 当日の入り時間

セミナー後のフォローと振り返りまでが共催セミナー

当日はセミナー会場のほかに、共催パートナー様用の控室とセミナー会場での関係者席をご用意しておきます。
また、司会役を置く場合は、質疑応答をセッション内で行うのか、セッションの終わりになにか告知することはないかを確認しておきます。

セミナー後、来場者へのサンクスメールでセミナー当日に使った資料を配布する場合は、公開できない事例や会社情報が含まれていることもあるので、配布用資料を共催パートナー様からいただきます。
遅くても翌日には配信できるようにしましょう。

そして、リード情報をスムーズに渡すことも大切です。
シャノンでは自社製品の管理者に共催パートナー様を追加しているので、セミナー終了後すぐにリード情報をダウンロードいただいています。
個人情報の取り扱いに関わるものなので、ダウンロードされたことを確認したら、管理者からの削除も忘れずに行います。
そういったツールがない場合は、開催後いつ渡せるのか事前にご連絡しておくとベターです。

セミナー終了後は、共催パートナー様にサンクスメールを送ることに加えて、余裕があれば各社のフォローが進んだころに振り返りの打ち合わせを実施できると、今後のセミナー運営に活きてきますね。

まとめ

共催セミナーは、自社単独で開催するセミナーよりも広いテーマを扱うことができ、互いの持つリストから集客できる点で有効なマーケティング施策です。
ただし、集客のプレッシャーがかかったり、運営面での負荷が増えてしまうデメリットもあります。また、セミナー終了後もリード情報の共有など意外とやるべきことが多いです。

共催セミナーからより多くのビジネスチャンスを獲得するためにも、事前のタスク整理と、共催パートナー様との情報共有が大切です!

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