5月27

こんにちは。シャノンでインサイドセールスをしています、川畑滉平です。
緊急事態宣言が発令されて早1ヵ月。社会のあり方そのものが問われる大きな局面を迎えています。会社員の勤務体系にも変化が顕れています。シャノンマーケティング部では3月30日から在宅勤務に切り替え、今日まで慣れない環境下で業務の再構築に努めてきました。

インサイドセールスチームも例外なく、在宅での勤務を続けています。
今回は、在宅環境下の業務にあたって気を付けたこと・取り入れていることをご紹介します。

ルーティンが大切

正直に言うと、私はかなり怠惰な性格で、人の目がないなかで仕事をするのは難しいだろうと思っていました。
現在、シャノンのインサイドセールスチームでは個人ではなくチームでKPIを追っています。個人としての数字による縛りがないなかで、人間のかたちを保っていられるのか。

そこで、できるだけ普段の業務に近い状態を作ることにしました。

  • 起床時間を通常時と同じにする
  • 業務開始前に15分ほど散歩をする
  • デスクに水を入れたグラスを用意する

こうすることで動きに流れができ、通常時と同じように業務に入っていくことができました。通勤によって頭が動く、という側面もあるのかなと思い取り入れましたが、想像以上に効果がありました。

いつもより時間を細かく区切る

これでもう大丈夫、ガンガン仕事するぞ! と思ったのも束の間。さらなる壁にぶち当たりました。中だるみです。

ルーティンに乗って業務をこなせるのはせいぜい午前中いっぱい。お昼を食べて午後から明らかに生産性が落ちてしまいます。普段は周りのメンバーを意識することでグッとこらえていたところで、踏ん張りがききません。

精神論で「集中するぞ!」と気合をいれるだけでは限界があるので、潔く諦めることにしました。15分しか集中できないのであれば、集中した15分をたくさん積み上げていくしかありません。

ポモドーロテクニックをご存知でしょうか? 25分集中・5分休憩を繰り返すことで生産性を高める手法です。当初、25分はハードルが高かったので、15分集中・3分休憩を繰り返すことにしました。

こうして「なんとなく連続して仕事ができている感」を積み上げていくと、だんだん集中できる時間が伸びていきました。ただここで無理をしてペースを崩したくなかったので、リモート後半は20分集中・3分小休止に落ち着いていきました。

中間KPIを手前に設定する

業務の中身についても見直しました。

在宅になったことでインサイドセールスとして最も困るのが、「固定電話に出てくれない」という事です。在宅勤務の企業が増えるなか、日を追うごとに応答率は下がっていきました。取り組んだのが、いつもよりややしつこめにメールを送るという事です。一斉配信を増やすのではなく、個々の状況に合わせた内容を送るようにしました。

手間はかかるのですが、3割近い方が実際に返信をくださいます。

特に在宅初期は、状況の変わり目ということもありみなさん余裕がなかったのか、コールドコールが目立ちました。疲弊してしまう前に、一旦メール数を目標値にすることには価値があったと思います。しばらくしてコールドコールも減ってくると、メールを読んでくれた方からアポを獲得できるようになってきました。

不利な状況で無理に電話をたくさんかけてアポを目指しても難しいというのが現実です。メール送信数やセミナー誘導数など、KPIを柔軟に設定し直すことで、メンバーの業務負荷やモチベーションをコントロールしつつ、状況が改善した際に備えて種を撒くことができたのかなと思います。

コミュニケーション~チャットルール~

仕事はチームワークです。インサイドセールスも例外ではありません。在宅勤務最大のネックは、チーム間のコミュニケーションではないでしょうか。

シャノンではGsuiteを利用しているので、普段からchatを重用しています。
オフィスでは、「仕事の依頼」や「ログを残すべき共有」などのうち、一次的なものはchatで行い、その後必要に応じてAsanaに登録したり、口頭で補足したりしていました。

在宅になったことで口頭補足が難しくなり、chatの稼働量が増えることが予想されました。
稼働量が増えれば会話の混線や通知の見逃しなど、ディスコミュニケーションに繋がりかねません。そこで、いくつかルールを設定しました。

シャノンのマーケティング部はインサイドセールスとマーコムに分かれており、それぞれのグループと部署全体のグループが並列しています。所属でグループを分けるのではなく、話題で分けているのです。

このことが、結果として在宅下で上手く機能しました。
在宅になったことで新たに確認したルールは主に下記の3つです。

  • 1スレッドにつき1つの話題
  • 投稿の先頭に関係する人のメンションをつける
  • 「はい」「承知しました」などの反応はリアクション機能で

これさえ守られていれば、必要な通知を見逃すことはありません。
たとえば、「マーコム」グループに自分宛てのメンションがついていない投稿がされても、一旦スルーします。一方で、「インサイド」グループの投稿であれば、メンションがついていなくてもすぐに目は通します。メンションがついていれば、どのグループかに関わらずすぐに確認し対応する、という具合です。

これらの取り組みのおかげで、環境の変化に弱い私のようなタイプも何とか前月並みの数字を獲得することができました。ただでさえ孤独になりがちなインサイドセールスの業務を家で行うことで、ご自分で思っている以上に負荷がかかっている方もいらっしゃるかと思います。そうした方に少しでもお役に立てれば光栄です。